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Wie bewältigen Senatorinnen und Senatoren mit ihren Unternehmen den Krisenalltag

 

Teil 3: Senator Mirco Schönebeck und seine 2B Digital GmbH & Co. KG haben eigentlich kein Problem mit digitalen Lösungen. Sie sind schließlich ihr Betriebszweck. Die Corona-Krise hat aber auch die Düsseldorfer vor neue Herausforderungen gestellt, wie uns Schönebeck in unserem Kurz-Interview wissen lässt.

 

Frage: Wie habt Ihr bei 2B DIGITAL auf die Corona-Krise reagiert?

Antwort: Ende Februar, als klar war, dass COVID-19 in unserer Region angekommen ist, haben wir unsere Mitarbeiter zur Lage informiert und die Überlegung geteilt, dass wir evtl. unser Büro schliessen und alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Dabei war uns wichtig, unserem Team wichtige Quellen/Links für weitere Informationen zu Verhaltensweisen im Umgang mit COVID-19 an die Hand zu geben.

Auszug aus diesem ersten Schreiben:

„An das 2B DIGITAL Team,

die Ausbreitung des Coronavirus in unserer Region steht inzwischen fest – es ist nur noch eine Frage wie schnell diese voranschreitet. Wir nehmen die Angelegenheit ernst und möchten euch gerne informieren:

Das wichtigste zuerst: Es gibt keinen Grund zur Panik! Mit Umsicht und Transparenz bekommen wir auch diese Situation gemeinsam gestemmt!

Der Organisationsstand der zuständigen Behörden ist aktuell noch unübersichtlich. Konkrete Empfehlungen für Unternehmen, Notfallpläne o. ä. sind aktuell noch nicht verfügbar. Deshalb empfehlen wir euch allen, die Medien aufmerksam zu verfolgen und insbesondere den Hygiene- Empfehlungen zu folgen. Bitte macht euch auch die Mühe, dies euren Kindern zu vermitteln.

Link zu den Empfehlungen des Robert-Koch-Institutes:
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Hygiene.html

Link zum FAQ des Robert-Koch-Institutes:
https://www.rki.de/SharedDocs/FAQ/NCOV2019/FAQ_Liste.html

Link zur aktuellen Lage des Bundesgesundheitsministeriums:
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Hygiene.html

Vor Ansteckungen schützt man sich aktuell am besten etwa durch regelmäßiges Händewaschen oder Desinfizieren der Hände. Bitte benutzt daher im Factory Campus sowohl beim Kommen und Gehen das Desinfektionsmittel. So werden eventuelle Krankheiten in geringerem Maß in unsere Büros gebracht oder mitgenommen.

Bitte informiert umgehend Euren Arzt, wenn ihr denkbare Symptome bei Euch oder in Eurer Familie bemerkt. Die Behörden empfehlen dies erst telefonisch zu tun und nicht direkt die Arztpraxen aufzusuchen. Dies führt nur zu weiteren Ansteckungsrisiken für Euch und andere.

Link zu Symptomen und Schutz der Süddeutschen Zeitung: https://sz.de/1.4785988

Wir können unsere Büros nicht als Viren-freie Zone erklären und prüfen daher aktuell die Schließung unserer Räumlichkeiten am Factory Campus ab nächster Woche. In dem Fall möchten wir Euch bitten nur von zu Hause aus zu arbeiten. Bitte informiert uns, falls das aktuell nicht für Euch möglich ist. Wir beobachten den weiteren Verlauf der Lage und informieren Euch sobald eine Entscheidung gefällt wurde.

Die folgenden Sicherheitsvorkehrungen sind von Euch bitte ab sofort umzusetzen:

  1. Pro-aktive Hygiene ist von jedem anzuwenden (siehe oben).
  2. Händeschütteln im Team, mit Kunden und anderen ist zu unterlassen. Eine großes Infektionsrisiko besteht in Schmierinfektionen (z.B. wenn ihr Euch an die Nase oder generell ins Gesicht fasst)
  3. Persönliche Meetings mit Kunden und anderen sind auf das absolute Minimum zu reduzieren und von Boris/Mirco/Markus/Verena freizugeben. Stattdessen sind Videokonferenzen zu organisieren.
  4. Beobachtet Euch und andere aufmerksam und seid ganz offen (und weiterhin freundlich!) wenn ihr Bedenken habt. Wir entscheiden dann gemeinsam, wie wir vorgehen.

Wir halten Euch über den weiteren Verlauf der Lage und unsere Pläne auf dem Laufenden. Bei Fragen kommt einfach auf uns zu.“

Daraufhin haben wir uns dazu entschieden, das Büro erst einmal für eine Woche zu schließen. Das haben wir dann jede Woche verlängert. Im Moment auf unbestimmte Zeit.

Frage: Wie schwierig war für Euch die Umstellung auf das dezentrale Arbeiten im Homeoffice?

Antwort: Arbeiten im Homeoffice gehört für uns schon lange zum Tagesgeschäft. Das heißt wir sind alle entsprechend mit Hard- und Software ausgestattet und daran gewöhnt. Dies war bisher aber eher die Ausnahme als die Regel. Nur noch so zu arbeiten ist ein Unterschied, der erst einmal gelernt sein will.

Frage: Wie habt Ihr diese Umstellung geschafft?

Antwort: Wir haben uns gemeinsam bewusst gemacht, welche Herausforderungen das Arbeiten im Homeoffice darstellen kann. Dabei tickt ja nicht jeder gleich. Aber ein paar Kernpunkte sind dabei für uns essentiell (technische Möglichkeiten vorausgesetzt):

  1. Rhythmus:
    Es ist wichtig, dass man auch im Homeoffice einen Rhythmus beibehält, den man ganz natürlich befolgt, wenn man ins Büro geht. Das heißt morgens wie immer aufstehen und sich so fertig machen, als wenn das wie immer ansteht. Das hilft zum einen dabei, in die innere Haltung zu kommen. Zum anderen kann es ja auch immer sein, dass man doch einen ungeplanten Video-Call mit Kollegen und/oder Kunden hat und da sollte man nicht im Schlafzimmer- oder Couch-Dress erscheinen.
    Wichtig ist, dass man sich bewusst Pausen einräumt und einen Arbeitsplatz zu Hause schafft, der einen möglichst vor Ablenkungen wie TV oder ähnliches abschirmt. Die Couch im Wohnzimmer oder das Bett sind also nicht so gut geeignet.
  2. Struktur:
    Um den inhaltlichen Austausch zu gewährleisten, haben unsere Teams, die an den gleichen Projekten arbeiten mindestens einmal am Tag eine kurze Video-Konferenz, um sich über bisherige Ergebnisse und nächste Schritte auszutauschen. Das muss nicht lange sein (15-20 Min) und entspricht in etwa einem Stand-up-Meeting. Nur virtuell. Das schafft Struktur und einen regelmäßigen Austausch, um die geplanten Ergebnisse sicherzustellen.
    Einmal in der Woche machen wir das im gesamten Team. Dabei bringen wir uns vor allem zu folgenden Fragestellungen auf den neuesten Stand:
  • Status Update – Alle
    • Welches Erlebnis / welche Aufgabe war für mich diese Woche am lehrreichsten? (bitte beschränke dich auf ein Erlebnis / eine Aufgabe!)
    • Gab es eine Situation, die dir im Kopf geblieben ist, von der du deinen Kollegen berichten möchtest? (bitte beschränke dich auf eine Situation)
    • Was ist mein Motto für dich nächste Woche und wieso?
  • Sonstiges

Wie man sieht gehen wir da nicht so sehr in die Inhalte, sondern auf konkrete Erfahrungen ein, die auch für die Kollegen interessant sein können. Falls Inhaltliche Fragen aufkommen, die eine längere Abstimmung notwendig machen, werden dafür separate Termine organisiert. Das machen wir unabhängig von der aktuellen Situation. Jetzt halt virtuell per Video-Konferenz.
Auch dies ist notwendig, um den Kontakt im Team und den Austausch aufrechtzuerhalten. Und ganz wichtig: Optimistisch bleiben und auch mal lachen und scherzen! Ein Lächeln sollte jetzt ansteckender sein als der Virus.

Frage: Wie reagieren Eure Kunden auf diese Umstellung?

Antwort: Positiv. Alle unsere Kunden stehen gerade vor den gleichen Herausforderungen und versuchen ebenfalls Ihre Mitarbeiter soweit es geht im Homeoffice arbeiten zu lassen und persönliche Meetings vor Ort zu vermeiden. Wir können uns da also nahtlos einfügen ohne dass die gemeinsame Arbeit zum Erliegen kommt. Dabei unterstützen wir bei dieser Umstellung mit unserer eigenen Erfahrung.

Frage: Welche unternehmerischen Maßnahmen laufen gut, aber welche Herausforderungen habt Ihr?

Antwort: Wir sind in der guten Situation, dass wir mit der rechtzeitigen Schließung unseres Büros und der Umstellung auf Homeoffice organisatorische Maßnahmen treffen konnten, die uns in die Lage versetzen weiter wirtschaftlich arbeiten zu können. Dafür muss ich unsere Mitarbeiter loben, die sich sofort und professionell umgestellt haben.

Natürlich ist in dieser Situation, die wir alle noch nicht erlebt haben, auch der Umgang mit Angst und Unsicherheit eine wichtige Aufgabe. Da hilft vor allem offene Kommunikation, das gemeinsame Aufstellen von strukturierten Regeln und permanente Information. Nicht nur über interne Themen, sondern auch über Informationen die für jeden in seinem privaten Umfeld in dieser Situation relevant sind. Die Aufgabe, dies sicherzustellen, sehen wir vor allem bei uns im Führungskreis.

Für uns aus unternehmerischer Sicht sind aber auch die Maßnahmenpakete der Bundes- und Landesregierung wichtig. Auch wenn wir weiterarbeiten können, so sind wir aktuell in einigen Bereichen eingeschränkt. Präsenzveranstaltungen wie zum Beispiel Innovations-, Design Thinking- , Service Design Workshops, Organisationsentwicklungsmassnahmen oder ähnliches können nicht 1:1 virtuell ersetzt werden. Aus diesem Grund ist für uns wichtig, welche Instrumente für die Wirtschaftsunternehmen aufgelegt werden und welche für uns relevant sind.

Dabei sind wir sehr dankbar für Unterstützung wie z.B. durch die konsolidierten Informationen aus der SoKo des Senats und den Austausch mit anderen Wirtschaftsunternehmen, deren Erfahrungen und den Austausch von konkreten Tipps. Auch hier kann der Senat mit der Plattform eine sehr wichtige Rolle übernehmen.

Zum Download:

Interview 2B DIGITAL

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