Geschäftsordnung für den Vorstand

in der Fassung vom 09. Oktober 2009

§ 1 Allgemeines

(1)     Der Vorstand führt die Geschäfte des Verbands nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung sowie dieser Geschäftsordnung. Er wirkt ferner auf die Beachtung dieser Vorschriften im Verband hin (Compliance) und sorgt für ein angemessenes Risikomanagement.

(2)     Der Vorstand arbeitet mit den übrigen Organen des Verbands zum Wohle der Mitglieder vertrauensvoll zusammen.

(3)     Die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder ergeben sich aus dem Geschäftsverteilungsplan, den der Vorstand mit den Stimmen aller seiner
Mitglieder beschließt und vom Aufsichtsrat zu genehmigen ist. Dies gilt auch für künftige Änderungen des Geschäftsverteilungsplans. Der Geschäftsverteilungsplan ist als Bestandteil dieser Geschäftsordnung in Anlage beigefügt.

(4)     Der Vorstand beschließt eine Vertretungsregelung bei Urlaub, Erkrankung und sonstiger Verhinderung eines Vorstandsmitgliedes. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung eines verhinderten Vorstandsmitglieds berechtigt und verpflichtet.

(5)     Die Mitglieder des Vorstands haben – auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt – über vertrauliche Angaben und Geheimnisse des Verbands, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Vorstand bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt insbesondere für vertrauliche Berichte und vertrauliche Beratungen.

(6)     Der Vorstand beschließt über notwendige Anpassungen dieser Geschäftsordnung, wenn die Vereinbarkeit der Bestimmungen dieser Geschäftsordnung mit den Anforderungen von Gesetz und Satzung dies erforderlich macht.

§ 2 Gesamtgeschäftsführung und Vertretung des Verbands

(1)     Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die Geschäftsführung im Ganzen. Sie arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Vorstandsbereichen.

(2)     Der Vorstand in seiner Gesamtheit entscheidet in allen Angelegenheiten von grundsätzlicher oder wesentlicher Bedeutung sowie in allen sonstigen Angelegenheiten, in denen nach Gesetz, Satzung oder dieser Geschäftsordnung eine Beschlussfassung durch den gesamten Vorstand vorgesehen ist, insbesondere über

a)     die Verbandsplanung, insbesondere bestehend aus dem Finanzplan für den Verband für das kommende Geschäftsjahr und aus einer mittelfristigen Vorschau für die kommenden Geschäftsjahre,

b)     die Aufstellung des Jahresabschlusses und den Rechenschaftsbericht des Verbands,

c)     die Einberufung der Mitgliederversammlung und die Vorschläge zur Beschlussfassung der Mitgliederversammlung,

d)     die Berichterstattung an den Aufsichtsrat,

e)     die Geschäfte, die der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen, und die diesbezüglichen Beschlussvorlagen,

f)     die Besetzung von Führungspositionen im Verband und die Erteilung von Vertretungsbefugnis gem. §30 BGB,

g)     die Festlegung der Verbandsstruktur und -richtlinien sowie Fragen von besonderer Bedeutung für den Verband,

h)     Angelegenheiten, die nicht durch die Geschäftsverteilung einem Vorstandsbereich zugewiesen sind,

i)     alle Angelegenheiten betreffend die Compliancerichtlinien.

(3)     Die Vertretung der Gesellschaft gegenüber Dritten kann durch ein Vorstandsmitglied allein erfolgen.

§ 3 Führung der Vorstandsbereiche

(1)     Die einzelnen Mitglieder des Vorstands führen ihre Bereiche in eigener Verantwortung. Soweit Maßnahmen und Geschäfte eines Vorstandsbereichs zugleich einen oder mehrere andere Vorstandsbereiche betreffen, ist eine Abstimmung mit dem oder den anderen Mitgliedern des Vorstands notwendig.

(2)     Jedes Mitglied des Vorstands soll bei schwerwiegenden Bedenken bezüglich einer Angelegenheit eines anderen Vorstandsbereichs eine Beschlussfassung des Vorstands herbeiführen, wenn die Bedenken nicht durch eine Aussprache mit dem anderen Mitglied des Vorstands behoben werden können.

(3)     Maßnahmen des Vorstandes, die für den Verband von außergewöhnlicher Bedeutung sind oder mit denen ein außergewöhnliches wirtschaftliches Risiko verbunden ist, bedürfen der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats.

(4)     Abweichend von Absatz 3 darf ein Mitglied des Vorstands innerhalb seines Bereichs Maßnahmen oder Geschäfte auch ohne vorherige Zustimmung des Vorstands vornehmen, wenn dies nach seinem pflichtgemäßen Ermessen zur Vermeidung unmittelbar drohender schwerer Nachteile für den Verband erforderlich ist. Eine hiernach zulässige Entscheidung darf nicht weiter gehen, als dies zur Vermeidung von Nachteilen für den Verband notwendig ist. Über einen solchen Vorgang ist der Vorstand sofort zu unterrichten.

§ 4 Vorsitzender des Vorstands

(1)     Dem Vorsitzenden des Vorstands obliegt die Koordination des Vorstands. Er hat darauf hinzuwirken, dass die Führung der Vorstandsbereiche auf die durch die Beschlüsse des Vorstands festgelegten Ziele ausgerichtet wird.

(2)     Der Vorsitzende des Vorstands vertritt den Vorstand und den Verband gegenüber der Öffentlichkeit. Er kann diese Aufgabe für bestimmte Bereiche oder im Einzelfall auf ein anderes Mitglied des Vorstands übertragen.

(3)    Im übrigen obliegt dem Vorsitzenden des Vorstands die Federführung in der Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat und dem Präsidium und dessen Mitgliedern über außergewöhnliche Ereignisse von besonderer Bedeutung.

§ 5 Sitzungen und Beschlüsse

(1)     Der Vorstand hält regelmäßig Sitzungen ab, die durch den Vorsitzenden des Vorstands einberufen werden.

(2)     Jedes Mitglied des Vorstands kann die Einberufung einer Sitzung unter Mitteilung des Beratungsgegenstandes verlangen.

(3)     Mit der Einberufung soll die Tagesordnung mitgeteilt werden.

(4)     Der Vorsitzende des Vorstands leitet die Sitzungen. Er bestimmt die Reihenfolge, in der die Gegenstände der Tagesordnung behandelt werden, und die Art und Reihenfolge der Abstimmungen. Personen, die nicht dem Vorstand angehören, können zur Beratung über einzelne Gegenstände zugezogen werden. Der Vorsitzende kann die Beratung und Beschlussfassung zu einzelnen Punkten der Tagesordnung vertagen.

(5)     Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder eingeladen sind und mindestens die Hälfte der Mitglieder in der Sitzung anwesend ist. Besteht der Vorstand aus nur zwei Mitgliedern soll ein Termin gefunden werden, an dem beide anwesend sein können. Vorstandsmitglieder, die durch Telefon- oder Videokonferenz zugeschaltet sind, gelten als anwesend. Abwesende Mitglieder können ihre Stimmen schriftlich, durch Telefax oder mittels elektronischer Medien abgeben und durch ein anderes Vorstandsmitglied in der Sitzung überreichen lassen. Über Angelegenheiten aus dem Vorstandsbereich eines abwesenden Mitglieds soll – außer in dringenden Fällen – nur mit seiner Zustimmung verhandelt und beschlossen werden.

(6)    Beschlüsse des Vorstands werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Beschlüsse können ausnahmsweise auch außerhalb von Sitzungen durch mündliche, fernmündliche, schriftliche, durch Telefax oder mittels elektronischer Medien übermittelte Stimmabgaben gefasst werden, wenn kein Mitglied des Vorstands diesem Verfahren unverzüglich und mit Gründen widerspricht. Solche Beschlüsse werden zu den Sitzungsprotokollen genommen oder in die Niederschrift über die nächste Sitzung aufgenommen.

(7)     Der Vorstand beschließt, soweit das Gesetz nicht zwingend etwas anderes vorschreibt, mit einfacher Mehrheit der Stimmen seiner Mitglieder. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden des Vorstands den Ausschlag. Über die Nutzung dieses Sonderrechts ist der Aufsichtsrat zu informieren.

(8)     Die in den Sitzungen des Vorstands angesprochenen Punkte und Beschlüsse sind schriftlich in einem Sitzungsprotokoll festzuhalten und allen Mitgliedern des Vorstands zur Kenntnis zu geben. Die Sitzungsprotokolle werden gesondert, in aller Regel in der nächsten Sitzung verabschiedet.

§ 6 Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat und zustimmungsbedürftige Geschäfte

(1)     Der Vorstand arbeitet mit dem Aufsichtsrat zum Wohle des Verbands eng zusammen. Die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats ist Aufgabe des Vorstands, welche der Aufsichtsrat nach Maßgabe der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat aktiv unterstützt. Vorstand und Aufsichtsrat berichten jährlich in einem Geschäftsbericht.

(2)     Der Vorstand pflegt die offene Diskussion mit dem Aufsichtsrat und beachtet die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung des Aufsichtsrats obliegenden Berichtspflichten.

(3)     Der Vorstand bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats bei den nachfolgend beschriebenen Geschäften:

a)     Verträge mit den Vorstandsmitgliedern

b)    Aufnahme von Krediten und von Bürgschaften ab einer Höhe von EUR 50.000

c)     Verträge mit einer Laufzeit von mehr als 2 Jahren und einer wirtschaftlichen Verpflichtung von mehr als EUR 50.000 in Summe

d)    Erteilung von Prokura oder besondere Vertretungsrechte nach §30 BGB

e)    Einstellung von Mitarbeitern mit einem Jahresgehalt höher EUR 90.000

f)    Gründung anderer Unternehmen

§ 7 Interessenkonflikte

(1)     Jedes Mitglied des Vorstands ist dem Verbandsinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Verband zustehen, für sich nutzen. Jedes Vorstandsmitglied hat Interessenkonflikte, insbesondere solche, die auf Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten,  Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat offen zu legen.

(2)     Die Mitglieder des Vorstands unterliegen während ihrer Tätigkeit für den Verband einem Wettbewerbsverbot. Vor der Übernahme von Geschäftsträgerfunktionen für andere Verbände und sonstigen vergüteten Mandate ist der Vorstand und der Aufsichtsrat um Erlaubnis zu fragen. Hiervon ausgenommen sind Aktivitäten bei Partnerverbänden, insbesondere beim SDW Österreich, BWA und GEN.

§ 8 Transparenz

Alle wesentlichen veröffentlichten Informationen des Verbands werden über die Internetseite des Verbands in übersichtlicher Gliederung zugänglich gemacht.

§ 9 Rechnungslegung

Der Vorstand hat in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr den Jahresabschluss und den Rechenschaftsbericht aufzustellen und diese unverzüglich nach ihrer Aufstellung dem Aufsichtsrat vorzulegen.